Datenschutz Management aus Stroh brennt schneller

Manche Unternehmen halten das Bundesdatenschutzgesetz für überbewertet und benennen nicht zulässige interne Datenschutzbeauftragte. Strohmänner werden für die Belange der Mitarbeiter und Kunden nicht eintreten. Korrekter Datenschutz ist wirtschaftlich und vertrauenswürdig. Das geht so …

Manche Unternehmen sehen den Datenschutz als bürokratische Last und unterschätzen das Risiko entdeckt zu werden ganz erheblich. Das gilt aber nicht für jedes Unternehmen in Deutschland. Viele Mittelständler nehmen ihre Verantwortung ernst und sind um die Umsetzung der Vorgaben des BDSG bemüht.

Ist der bestellte Datenschutzbeauftragte aufgrund seiner betrieblichen Position, Tätigkeiten oder Zugehörigkeit durch das BDSG als nicht zulässig eingestuft, so erkennt der Unternehmer dies oft nicht sogleich. Später ist es dann ist häufig der Grund für kleine und mittelständische Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu bestellen.

Der externe DSB sollte jedoch nicht die Funktion eines Strohmanns übernehmen, denn das Gesetzt fordert vom internen und externen Beauftragten für den Datenschutz eine entsprechende Fachkunde. Die Aufsichtsbehörden sehen kurze Laufzeiten für die Bestellung eines externen DSB sehr kritisch, denn die Einarbeitungszeit in einem komplexen Umfeld muss mit berücksichtigt werden. Erst dann kann der neue DSB wirksam auf die Optimierung des Datenschutzes im Unternehmen hinwirken.

Wer Datenschutz ineffizient betreibt, wird es auch als bürokratische Last empfinden und kaum einen wirtschaftlichen Mehrwert umsetzen können. Effizienter Datenschutz bedeutet nicht Verfahrensverzeichnisse als lose Blattsammlung irgendwelcher Produktbeschreibungen zu sammeln.

ACATO stellt seinen Mandanten Datenschutzbeauftragte zur Seite, die TÜV zertifiziert sind und das professionelle Datenschutz Management System DataOfficer verwenden. Demnächst erhalten erfahrene Datenschutzauditoren eine erweiterte Version der DataOfficer Software bereitgestellt.

Damit können die Mandanten der ACATO GmbH eine sehr ausführliche Datenschutzdokumentation erhalten und dennoch zu vertretbarem Aufwand durch erfahrene Auditoren zertifiziert werden.

Die Datenschutzbeauftragten der ACATO können die organisatorischen Gegebenheiten des Mandanten in der DataOfficer Software abbilden, so dass die Aufsichtsbehörde bei einer Prüfung ein transparentes Dokument zur Verfügung bekommt. Die Nachvollziehbarkeit der organisatorischen Zusammenhänge ist auch für Auditoren sehr wichtig, da diese das zu prüfende Unternehmen nicht so gut kennen, wie etwa der seit 20 Jahren tätige Mitarbeiter.

Je komplexer eine Organisation, desto aufwendiger wird die Überprüfung der gemachten Angaben, weshalb Prüfer auch Einsicht nehmen in Memos und dem Schriftverkehr mit den hilfeersuchenden Personen, deren Daten der Mandant verarbeitet. Hier hilft das Datenschutz Management System der ACATO GmbH die täglichen Aktivitäten rund um den Datenschutz zu erfassen und für eine Überprüfung bereit zu stellen. Verteilt man hingegen die verschiedenen Informationen auf viele verschiedene Systeme, so wird ein Medienbruch die Kosten für den Datenschutz unnötig erhöhen.

Zeitgleich kann durch so ein System der bestellte Datenschutzbeauftragte gegenüber der Aufsichtsbehörde nachweisen, dass er seinen Aufgaben nachgekommen ist. Die Datenschutzzentrale im Unternehmen wird so effizient, dass auch Aufgaben an Fachabteilungen delegiert werden können, damit etwa die jeweiligen Verfahrensbeschreibungen aktuell gehalten werden können.

So lässt sich Datenschutz wirtschaftlich und mit vertretbaren Aufwand betreiben.

Bildquelle:kein externes Copyright

Die ACATO GmbH bietet eigene Produkte und Dienstleistungen für das Thema Datenschutz an. Sie verfügt über TÜV zertifizierte Datenschutzexperten und eine eigene Datenschutz Management Lösung für die Betreuung mehrerer komplexer Organisationen. Das Familienunternehmen entwickelt seine workflow-basierende Software am Hauptstandort München.

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