Datenschutz: 4 kostenlose Tipps zum Umgang mit E-Mails im Unternehmen

Ohne Richtlinien zum Umgang mit E-Mail im Unternehmen ist Ärger vorprogrammiert

E-Mail-Tipp 1:
Der Gebrauch des Internets und dabei vor allem der Umgang mit betrieblichen E-Mail-Accounts im Unternehmen sollten zur Sicherheit aller Beteiligten schriftlich fixiert werden. Das betrifft insbesondere den Onlinezugang, die Dokumentation, die Analyse und mögliche legale Kontrollmaßnahmen. Speziell die in Betracht kommenden Kontrollen der Nutzung sowie eventuelle Maßregelungen bei Verstößen sind dort explizit festzuhalten. Die Mitarbeiter sind darüber ausführlich zu informieren. Die Art der Onlinenutzung (beruflich oder privat) bleibt davon unberührt.

E-Mail-Tipp 2:
Falls den Mitarbeitern des Unternehmens die private Nutzung des firmeneigenen E-Mail-Accounts auch für die private Onlinepost gestattet wird, sind unbedingt das Telekommunikationsgesetz (TKG) sowie das Fernmeldegeheimnis zu berücksichtigen. Erfahrungsgemäß ergeben sich dabei häufig Streitpunkte, weil die betrieblichen Abläufe dann auch den Einblick Dritter in private Mails mit sich bringen. Im Falle der privaten Nutzung des firmeneigenen Onlinezugangs ist den Mitarbeitern daher der Gebrauch von sogenannten Freemail-Providern (gmx, yahoo, freenet, etc.) anzuraten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Postfächer der Unternehmen weiterhin ausschließlich für die betrieblichen Belange zur Verfügung stehen.

E-Mail-Tipp 3:
Bei einer privaten Nutzung des betrieblichen E-Mail-Postfaches dürfen private Mails vom Arbeitgeber nur sehr eingeschränkt und unter strengen Voraussetzungen gelesen werden. So muss der Mitarbeiter dem Einblick in seine Privatpost zuvor zugestimmt haben. Außerdem darf die Kenntnisnahme der privaten Mails nur zur eindeutigen Identifizierung bzw. Abgrenzung gegenüber betrieblicher Post erfolgen. Vor allem der E-Mail-Verkehr mit vertraulichen Inhalten bedarf daher von allen Beteiligten besondere Sorgfalt. Die Nutzung der betrieblichen Postfächer ist dementsprechend gegen Missbrauch vertraglich abzusichern. Es muss deutlich werden, dass eindeutig private Mails von unberechtigten Dritten nicht gelesen, beantwortet oder weitergeleitet werden dürfen.

E-Mail-Tipp 4:
Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen ist seine bzw. ihre innerbetriebliche E-Mail-Adresse umgehend abzuschalten bzw. zu löschen. Bei einer Neubesetzung einer freien Stelle empfiehlt sich gleichzeitig immer eine neue E-Mail-Adresse.

Setzen Sie diese Tipps im Unternehmen um, damit Sie die Vorteile der transparenten Prozesse und Rechtskonformität nutzen können. Sollten Sie Fragen haben, können Sie sich gerne per E-Mail (info@suhling.biz) oder per Telefon (06201 8725124) an einen Datenschutzexperten von suhling management consulting wenden.

suhling management consulting bietet externe Datenschutzbeauftragung, Managementberatung, Datenschutzaudits, Begleitung zur Zertifizierung und Siegelerteilung durch Implementierung von ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, BDSG, EU-DSGVO und Datenschutzstandards, Integration von Managementsystemen und Auditierung von Managementsystemen.

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